Sprawozdanie z Walnego Zgromadzenia (20 listopada 2014 r.)

Home / Sprawozdanie z Walnego Zgromadzenia (20 listopada 2014 r.)

Dnia 20 listopada 2014 roku w sali 200 ZSS odbyło się Walne Zgromadzenie SKN
„Koła Młodych Dyplomatów” Instytutu Europeistyki WDiNP UW, rozpoczynające oficjalnie
działalność Koła w roku akademickim 2014/2015. W spotkaniu uczestniczyło 48 Członków
Koła Młodych Dyplomatów, w tym cały Zarząd.


Spotkanie rozpoczęło się od przemówienia Prezesa Zarządu KMD, Jakuba
Bodzionego, poświęconego ogólnej działalności Koła Młodych Dyplomatów, w tym
największym projektom organizacji oraz instytucjom, z którymi koło nawiązało bądź nawiąże
współpracę. W bieżącym roku akademickim Członkowie mogą wziąć udział w następujących
działaniach:
1. Cykliczne szkolenia z retoryki i przemawiania publicznego
2. Economic Business Challenge – projekt konkursowy organizowany przez Ambasadę
Królestwa Niderlandów w Polsce
3. Przegląd Prasy Międzynarodowej
4. Szkolenia z pozyskiwania uniwersyteckich środków finansowych na projekty
5. Warsztaty z protokołu dyplomatycznego (Akademia Rozwoju Osobistego)
6. Wkręć się w Koło – promocja kół naukowych na WDiNP
7. Współpraca z Notabene – „Tydzień w pigułce”
8. Współpraca z Ośrodkiem Debat Międzynarodowych MSZ

Następnie wypowiedzieli się wszyscy Wiceprezesowie Koła Młodych Dyplomatów,
prezentując obowiązki zarówno swoje, jak i Członków KMD:
1. Karolina Biegańska, Wiceprezes ds. administracyjnych (Sekretarz) – odpowiedzialna
za sprawozdania z Walnego Zgromadzenia i posiedzeń Zarządu oraz podsumowania
bieżących wydarzeń KMD – Szefowie Departamentów oraz wszyscy Członkowie, 2
którzy będą odpowiedzialni za organizację i realizację wydarzeń, zostali poproszeni
o szczególne zwrócenie uwagi na przygotowanie, po każdym zakończonym projekcie,
sprawozdania – maksymalnie do 7 dni po wydarzeniu. Podsumowania takie, zawierające
opis tematyki wydarzenia, ekspertów, panelistów, przebieg, dyskusję i wnioski, będą
zamieszczane na stronie internetowej KMD celem promocji własnej pracy oraz
przechowywane w dokumentacji KMD. Do Członków została także skierowana prośba
o odpowiedzialność, rzetelność i punktualność we współpracy z placówkami
dyplomatycznymi na terenie Polski, w szczególności w uczestnictwie w wyjściach do
Ambasad.
2. Marta Miedzińska, Wiceprezes ds. wewnętrznych (Wiceprezes) – odpowiedzialna za
kwestie kadrowe i kontakt z organami Uniwersytetu Warszawskiego – zwróciła się do
Członków KMD z prośbą o podpisywanie podczas wydarzeń list obecności, które
poświadczają obecność danej osoby na wydarzeniu, co jest niezbędne do wypełnienia
założonych w Regulaminie Organizacji obowiązków; do Członków została również
skierowana prośba, by odpowiednio wcześniej wyrażali chęć otrzymania zaświadczenia
lub usprawiedliwienia i taką informację kierowali za pośrednictwem poczty
elektronicznej, jeżeli takie usprawiedliwienie jest uwzględniane przez Wykładowcę –
w usprawiedliwieniu, podpisywanym przez Opiekuna Naukowego KMD, należy umieścić
nazwę przedmiotu, nazwisko Wykładowcy, dokładną datę oraz godzinę zajęć;
zaoferowana została także pomoc w przygotowywaniu i składaniu wniosków
o dofinansowanie projektów realizowanych w ramach działalności Koła, np. do Rady
Konsultacyjnej ds. Studenckiego Ruchu Naukowego Uniwersytetu Warszawskiego.
3. Katarzyna Nowicka, Wiceprezes ds. mediów i promocji – odpowiedzialna za
przygotowanie oraz realizację strategii promocyjnej KMD oraz opiekę nad mediami
społecznościowym i stroną internetową koła – przedstawiła swoją opinię co do
dotychczasowej promocji, wskazując elementy warte zmiany lub poprawienia: należy
skupiać się przede wszystkim na upowszechnianiu działalności całego Koła Młodych
Dyplomatów, a promocja wydarzeń jest dobrym instrumentem do realizacji tego zadania;
został wyznaczony harmonogram pracy Wiceprezesa ds. mediów i promocji
w przygotowywaniu reklamy wydarzeń w kooperacji z Członkami odpowiedzialnymi za
konkretne spotkanie/konferencję (np. Wiceprezes zobowiązała się do stworzenia oficjalnej
grafiki na co najmniej 2 tygodnie przed wydarzeniem, a organizatorzy są zobowiązani do
dostarczenia notatki prasowej oraz zdjęć/filmu najdalej do tygodnia po wydarzeniu).
Za najważniejsze kanały informacyjne Koła Młodych Dyplomatów uznano: Facebooka 3
(promocja wydarzeń, sukcesów, rezultatów działania KMD, informowanie o bieżących
wydarzeniach KMD oraz informowanie o wydarzeniach instytucji współpracujących
z KMD), Twittera (narzędzie służące do przeglądu prasy międzynarodowej i bieżących
wydarzeń areny dyplomatycznej), YouTube’a (prezentacja wybranych fragmentów
wydarzeń oraz filmów promujących samo wydarzenie), Instagram (celem pokazywania
„zakulisowej” pracy KMD przy organizacji wydarzeń lub spotkań wewnętrznych,
odbywających się jedynie dla Członków organizacji) oraz stronę internetową (charakter
informacyjny).
4. Miłosz Jagusztyn, Wiceprezes ds. finansów (Skarbnik) – odpowiedzialny za
przygotowywanie budżetu oraz prowadzenie dokumentacji finansów KMD –
poinformował zebranych, że tegoroczna składka członkowska wynosi 25 złotych,
o 5 złotych więcej niż zeszłoroczna ze względu na pracę nad stroną internetową i koszty
jej utrzymania. W tym roku składkę członkowską należy uiścić do 20 grudnia 2014 na
konto wskazane przez Wiceprezesa (niezbędne dane zostały przekazane Członkom
następnego dnia po Walnym Zgromadzeniu).

Podczas drugiej części spotkania wypowiedziały się Szefowe oraz Koordynator
Departamentów, na które zgodnie z Regulaminem podzielone jest Koło Młodych
Dyplomatów:
1. Departament Obydwu Ameryk (DOA; Koordynator Miłosz Jagusztyn)
2. Departament Rosji i Obszaru Poradzieckiego (DROP; Szefowa Maria Kugacz)
3. Departament Afryki i Bliskiego Wschodu (DABW; Szefowa Karolina Leszek)
4. Departament Europy (DE; Szefowa Angelika Zanki)
5. Departament Azji i Pacyfiku (DAP; Szefowa Magdalena Stanisławska)
Przewodniczący Departamentów zaprezentowali zebranym swoje pomysły na wydarzenia
oraz projekty na najbliższe miesiące. Wśród nich, ogólnie, znalazły się przede wszystkim
spotkania z dyplomatami i wyjścia do Ambasad, realizacja projektów tematycznie
związanych z historią lub bieżącymi wydarzeniami w danym regionie, współpraca z innymi
ośrodkami powiązanymi z obszarem zainteresowań Departamentów. Członkowie
Departamentów mają możliwość podejmowania współpracy z osobami zaangażowanymi
w działania innego Departamentu; struktury te mogą pracować razem nad danym projektem
za zgodą Szefów, jeżeli konkretne wydarzenie obejmuje tematycznie wspólny region
zainteresowań dwóch lub więcej Departamentów. 4

Trzecia część spotkania była związana z zagadnieniami formalnymi Koła.
Członkostwo honorowe, za zgodą Walnego Zgromadzenia, otrzymało 6 osób:
Paulina Chróścicka, Michał Górski, Monika Kostrzewa, Łukasz Olszewski, Paweł Ropiak
oraz Aleksandra Żegota. Następnie został uchwalony nowy Regulamin Organizacji.
W stosunku do poprzedniego Regulaminu zaszły następujące zmiany:
1. Usunięcie funkcji Wiceprezesa ds. grafiki i przekazanie obowiązków Wiceprezesowi
ds. mediów i promocji,
2. Usunięcie Departamentu Europy Południowej i Bałkanów – jego Członkowie zostali
włączeni do Departamentu Europy,
3. Dołączony został punkt o możliwości skreślenia z listy Członków z powodu braku
zaangażowania w funkcjonowanie Organizacji,
4. Dołączony został punkt mówiący o tym, że Członkiem KMD może zostać tylko
Student Uniwersytetu Warszawskiego,
5. Prezes Zarządu otrzymał głos decydujący w sytuacjach spornych w pracy Zarządu
KMD,
6. Członkowie honorowi i przyjaciele KMD mogą uczestniczyć w projektach
Organizacji, ale nie mają czynnego ani biernego prawa wyborczego.
Nowy Regulamin SKN „Koła Młodych Dyplomatów” został podpisany przez 43 Członków
obecnych na Walnym Zgromadzeniu. Regulamin stanowi Załącznik 1 do niniejszego
sprawozdania.

Karolina Biegańska

Wiceprezes ds. administracyjnych

Leave a Comment